얼굴 안봐도 회의 잘 하는 방법

팬데믹 시기 재택근무의 희망으로 부상한 화상회의가 오히려 피로도를 키우곤 했다. 화상회의는 대면 회의에서보다 더 많은 사람과 동시에 눈을 맞춰야 하기에 처리해야 할 시각적 정보가 많다. 작은 화면 속 상대의 비언어적 표정이나 몸짓을 해석하는 것도 에너지 소모가 크다.

이에 대안으로 떠오르는 회의 방식이 음성 기반 서비스를 이용하는 것이다. 시각적으로 피로도를 낮추고 신체 움직임도 자유로울 수 있어서다. 사람들의 관심에서 멀어졌던 음성 기반 서비스들이 최근 다시 각광을 받는 것도 이런 흐름과 무관치 않다. "음성 기반 SNS를 일터에서도 효과적으로 적용하기 위해선 어떻게 해야할까?" DBR 321호에 실린 기사를 통해 살펴보자.
1. 음성 기반 회의 활성화

먼저 화상회의를 대체하는 음성 기반 회의를 생각해 볼 수 있다. 회의 시 시각적인 것도 중요하지만 가장 중요한 것은 전달하고자 하는 알맹이가 무엇인지 파악하고 그것이 잘 전달되는지 확인하는 것이다. 글로벌 IT 기업들이 시각적인 자료를 만드느라 시간을 낭비한다는 이유로 PPT를 지양하고 핵심만 간단히 전달하는 현상과 결이 같다.

실제 화상회의의 피로도를 줄이기 위한 방법을 연구한 자료를 살펴보면 일정 시간마다 카메라를 꺼 인지적 피로를 낮추는 것을 추천한다. 카메라를 끈 채 진행하는 목소리 기반의 회의 방식은 직원들이 이동하거나 몸을 움직이면서도 회의하게 도와 인지능력을 활성화시킨다. 또한 다른 사람의 시선을 신경 쓰지 않고 관련 발표 자료를 편히 찾아보고 참고하면서 회의를 진행할 수 있어 업무 효과를 높일 수 있다.

실제 많은 회사나 조직에서 재택근무시 회의를 한다고 하면 당연하게 화상회의를 떠올린다. 하지만 꼭 얼굴을 보면서 진행해야 하는 회의가 아니라면 음성 기반의 회의를 제안해보거나 실제 사용해볼 것을 권한다. 음성 기반은 팀별 회의를 할 때 조금 더 빠르고 편리하게 소통할 수 있는 방법이 될 수 있다. 특히 코로나로 회의가 주로 온라인상에서 이뤄지는 사례가 증가하고 있는 요즘, 화상회의에서 오는 지루함과 피곤함을 줄이기 위해서라도 다양한 채널과 매체를 통해 회의를 진행해볼 필요가 있다.

2. 소리를 통한 긍정 정서의 활성화

소리와 인간의 정서와의 관계는 밀접하다. 긍정 정서 확장 수립 이론에 따르면 긍정적인 정서는 기계적으로 하던 생각과 행동을 좀 더 창의적이고 유연하게 할 수 있도록 확장시킬 수 있다. 긍정 정서에는 사람들이 함께 연결돼 있는 느낌, 안전감, 만족감 등이 있다. 또한 긍정 정서는 일하는 사람들의 효능감을 높일 뿐만 아니라 궁극적으로 직업 만족도 및 삶의 만족도를 높이는 중요한 역할을 하고 있는 것으로 나타났다.

이런 연구 결과를 고려해볼 때 청각적인 소리를 잘 활용해서 사람들의 긍정 정서를 더 많이 경험하게 하는 것은 일터의 생산성을 높이는 데 효과적일 수 있다. 그렇다면 어떻게 일터에서 소리를 통해 긍정 정서를 활성화시킬 수 있을까?

먼저 음성 언어 측면에서는 직원들끼리 목소리로 소통할 때 서로 ‘톤앤매너(Tone & Manner)’를 주의할 것을 강조할 필요가 있다. 사람들은 목소리 톤만으로도 타인의 감정 상태를 직감적으로 공유하고 영향을 받는다. 내가 상대에게 이야기할 때 어떤 마음으로 이야기하는지가 목소리에는 다른 어떤 매개체보다 더 직접적으로 나타나서다. 비언어적 수단이 의사소통의 또 다른 축이 되는 대면 미팅이 아닌 온라인 화상 또는 음성 소통 시에는 더욱더 이 톤앤매너에 유의할 필요가 있음을 사내 교육 등을 통해 주지시킬 필요가 있다.

일터에서 음악이나 ASMR 등 청각을 자극하는 소리를 활용해 긍정 정서 활성화에 기여하는 방법도 있다. 사무실 또는 휴게 공간에 새소리나 물소리 등 심신의 안정을 줄 수 있는 자연의 소리를 틀어 놓는 방법을 고민해볼 수 있다. 포스트 코로나 시대를 맞아 최근 일터의 미래를 다루는 키워드 가운데 ‘자연친화적 사무실 설계’가 포함되는데 인테리어뿐 아니라 소리에까지 같은 효과를 적용하는 전략이다.

3. 유연하고 쉽게 접근 가능한 ‘열린 교육’의 장

일터에서 직원들의 학습 성장과 업무 능력을 높이는데도 음성을 활용할 수 있다. 기업에서 이뤄지는 교육들은 팬데믹 이후 대면 교육에서 온라인 화상 교육으로 대거 전환됐다. 하루에 5∼6시간 이상씩 화상으로 교육을 듣기도 한다. 하지만 화상 매체의 과도한 시각적 자극은 극심한 인지적 피로를 야기한다. 화상 기반과 음성 기반의 교육 프로그램을 병행하면 이런 피로도를 낮추고 교육 매체를 다양하게 할 수 있다.

클럽하우스 내에도 다양한 정보 및 지식 공유의 클럽들이 있다. 일례로, 클럽하우스에는 두 달 넘게 운영되는 ‘클하 대학교’라는 클럽은 SK홀딩스의 이동훈 부사장을 중심으로 교육이 이뤄진다. 일주일에 두 번씩 경제/금융 관련 주제나 자기 관리, 커리어 개발 등의 주제로 운영된다. 직접 경험해보니 결코 화상 교육과 비교해 배움의 깊이가 낮지 않고 강의마다 평균 300∼400여 명 넘는 청취자들이 참여해 공부한다.

이런 음성 기반 교육은 장소에 큰 구애를 받지 않고 언제, 어디서든 들을 수 있다는 장점도 있다. 짧은 클립 유형으로 언제, 어디서든 편하게 라디오처럼 들을 수 있는 음성 기반의 교육 프로그램들이 널리 활용될 수 있다. 그뿐만 아니라 보이스 기반의 매체는 교육 프로그램에 대한 구성원들의 선호나 의견을 들을 때도 활용도가 높다. 화상보다 개인이 덜 노출되기에 심리적 부담감이 낮아서 더 적극적으로 목소리를 낼 가능성이 높다.

예를 들면, 회사에서 직원들이 업무를 하면서 경험한 긍정적 또는 부정적인 사건들에 대한 피드백을 바탕으로 직원 교육 프로그램을 개발하려고 할 때 설문지나 대면 인터뷰보다 목소리로만으로 쌍방향적으로 소통하는 방식이 더 솔직하고 다양한 아이디어를 도출하고 수집하는 데 도움이 될 수 있다.